代取件管理

「代取件管理」頁面是您管理門市所有取件商品的中央據點。從顧客到店完成預約、進入製作流程，到通知可取件、確認取件完成，完整的取件生命週期都在這裡處理。

系統還會在取件完成後自動處理紅利點數、CRM 關懷任務排程和 LINE 通知，幫您省下許多重複性工作。

---

進入代取件管理

1. 登入 OptibookingPlatform 後台

2. 在左側選單中點擊 「代取件管理」

3. 頁面會顯示所有尚未完成取件的項目

頁面右上角有一個 「直接發取件通知」 按鈕，用於特殊情境的取件通知（詳見下方說明）。

> 您也可以在「今日工作台」中直接處理取件項目，操作方式相同。兩個頁面的差異在於：代取件管理會列出所有未完成的取件項目，而今日工作台只會顯示當日需要處理的事項。

---

取件狀態說明

取件項目共有 3 種狀態：

狀態流程

一般的取件流程會經過以下步驟：

```

顧客預約到店 → 製作中 → 可取件 → 已取件

│ │ │ │

到達 商品完成 顧客取件 流程結束

```

> 注意：「已取件」的項目不會出現在代取件管理的預設列表中，避免干擾日常作業。如需查看已完成的取件歷史，請透過顧客 360 面板查看。

---

篩選標籤

頁面上方有 3 個篩選標籤，方便您快速切換顯示範圍：

---

取件清單表格

每筆取件項目以表格列顯示，欄位包括：

如果清單為空，會顯示「**目前沒有待取件項目**」。

---

通知可取件

當顧客的商品製作完成、可以來店取件時，點擊項目右側的 「通知可取件」 按鈕。系統會彈出通知對話框，讓您填寫金額、訊息並即時預覽 LINE 通知內容。

對話框欄位

操作步驟

1. 填寫 總金額 和 已收訂金（選填，但建議填寫以利業績計算）

2. 選擇要套用的 訊息模板，或自行輸入自訂訊息

3. 確認右側的 LINE 預覽 畫面內容正確

4. 依需求勾選「不顯示金額」或「不發送通知」

5. 點擊 「確認通知」 或 「標記可取件」 完成

6. 系統會發送 LINE 通知給顧客，項目狀態改為「可取件」

金額計算邏輯

系統會自動計算應付餘額：

```

現場應付 = 總金額 − 已收訂金

```

例如：

- 總金額：NT$ 6,000

- 已收訂金：NT$ 1,000

- 現場應付：NT$ 5,000（顧客來店時需支付）

---

取件訊息 LINE 預覽

通知對話框的右側是 即時 LINE 預覽，以手機訊息的樣式顯示顧客會收到的訊息。您輸入的金額、訊息會即時反映在預覽中。

預覽內容

有填寫金額時：

1. 橘色標題區：「取件通知」

2. 問候語{顧客姓名} 您好！您訂製的眼鏡已完成，歡迎至門市取件。

3. 自訂訊息（如有填寫）

4. 分隔線

5. 金額明細表：

- 總金額：$X,XXX

- 已收訂金：$Y,YYY

- 現場取件應付：$Z,ZZZ（粗體，橘色強調）

6. 底部門市名稱

勾選「不顯示金額」時：

金額明細表會被隱藏，只會顯示問候語和自訂訊息。

小技巧

- 在自訂訊息中使用 {name} 會自動替換成顧客姓名

- 例{name} 您好，店內有新款墨鏡特價中，歡迎取件時試戴！

- 顧客看到王小明 您好，店內有新款墨鏡特價中，歡迎取件時試戴！

- 建議在「設定」中預先儲存常用的訊息模板，加速日常作業

---

確認取件

當顧客到店完成取件時，在「可取件」狀態的項目上點擊 「確認取件」。

觸發動作

點擊後系統會：

1. 將狀態改為「已取件」

2. 記錄取件時間pickup_at）

3. 發送 LINE 取件完成通知給顧客（包含眼鏡保養提醒）

4. 依總金額計算紅利點數並加入會員帳戶

5. 根據 CRM 規則自動排程後續的關懷任務

6. 成功訊息會顯示「已確認取件」+ 紅利點數數量 + CRM 任務數量

取件完成通知內容

系統預設的取件完成通知是一則 Flex 卡片訊息，包含：

- 綠色標題「取件完成」

- 顧客姓名問候語

- 3 條眼鏡保養提醒（雙手取戴 / 定期清洗 / 避免高溫）

- 門市名稱

> 您可以在「設定」中自訂取件完成通知，改為純文字、圖片或使用系統預設樣式。詳見下方 [取件訊息模板設定](#取件訊息模板設定)。

---

取件（不通知）

某些情境下您可能不想發送 LINE 通知（例如顧客已經當面取件、或是電話聯繫過），這時可以使用 「取件（不通知）」 功能。

使用時機

- 顧客當面到店直接取件

- 已透過電話或其他管道告知

- 測試用或內部操作

對話框內容

系統會顯示一個簡單的對話框：

- 警告訊息：「直接標記已取件，不會發送任何 LINE 通知給顧客」

- 總金額 — 選填，用於業績統計與紅利點數計算

- 已收訂金 — 選填

操作步驟

1. 填寫金額（選填，但建議填寫）

2. 點擊確認按鈕

3. 系統將項目直接標記為「已取件」

4. 不會發送任何 LINE 通知

5. 但仍會：計算紅利點數、排程 CRM 關懷任務

> 即使不發通知，金額、點數、CRM 關懷等所有後續自動化流程都會正常執行。

---

直接發取件通知

「直接發取件通知」是一個特殊功能，用於**沒有對應預約**的取件情境。適用場合：

- 顧客來店維修後取件

- 老顧客來店直接購買商品

- 非預約路徑的商品交付

- 舊客補發取件通知

進入方式

點擊頁面右上角的 「直接發取件通知」 按鈕。

對話框流程

1. 搜尋會員：

- 輸入顧客姓名或電話搜尋

- 系統會顯示符合的會員列表

- 每位會員旁會顯示 LINE 綁定狀態綁定 或 未綁定

2. 選擇會員

3. 填寫資訊：

- 備註（例如商品名稱）

- 總金額（選填）

- 已收訂金（選填）

- 自訂附加訊息

4. 選擇發送模式：

- 發送通知 — 建立一筆「可取件」記錄並發送 LINE 通知

- 只建立記錄（不通知） — 建立一筆「已取件」記錄，不發送通知

系統行為

選擇 發送通知 時：

- 建立一筆新的 booking 記錄（source: manual，status: completed）

- 建立對應的取件記錄，狀態為「可取件」

- 發送 LINE 取件通知

選擇 不通知 時：

- 建立一筆新的 booking 記錄

- 直接標記為「已取件」

- 不發送 LINE 通知

- 計算紅利點數、排程 CRM 任務

> 重要：如果會員未綁定您店的 LINE，則「發送通知」會失敗。請勾選「不通知」模式，或請顧客先到店綁定 LINE 帳號。

---

取件訊息模板設定

您可以在「設定」中預先建立常用的取件訊息模板，避免每次都要重新打字。

通知取件模板（Ready Templates）

儲存多組常用的自訂訊息，在「通知可取件」對話框中以快速按鈕的形式出現，一鍵套用。

使用範例：

- 「您的新眼鏡已完成，記得帶著取件單來喔！」

- 「{name}，您訂購的漸進多焦點眼鏡已到貨，歡迎來店試戴！」

- 「新品到貨通知：請於營業時間內來店取件」

每次點選模板時，會套用到自訂訊息欄位中，也可以再做微調。

取件後關心叮嚀模板（Confirmed Template）

每種類型都有 LINE 預覽，您可以即時確認效果。

> 設定位置：通常在「設定」→「取件訊息設定」區塊。

---

取件完成後的自動化

當取件狀態變為「已取件」（無論是透過確認取件或取件不通知），系統會自動執行以下動作：

1. 紅利點數計算

根據您設定的點數規則，依照總金額計算顧客應得的紅利點數並加入帳戶。

- 需要 總金額 > 0 才會計算

- 成功訊息會顯示「獲得 X 紅利點數」

- 如果有啟用 LINE 通知，會額外發送一則點數通知

2. CRM 關懷任務自動排程

系統會依照您設定的 CRM 規則（trigger type 為 after_pickup 的規則），自動排定後續的關懷任務。

例如常見的規則：

- 取件後 7 天 — 配戴適應關懷

- 取件後 30 天 — 滿意度調查

- 取件後 180 天 — 回購提醒

成功訊息會顯示「已排程 X 個 CRM 關懷任務」。這些任務會在每天的預定日期出現在「今日工作台」的 CRM 待處理清單中。

3. 廣告轉換追蹤

若此筆預約有來源歸因（例如來自 Meta 廣告或 Google 廣告），系統會自動回傳購買事件到對應的廣告平台：

- Meta Conversions API：發送「Purchase」事件

- GA4 Measurement Protocol：發送「purchase」事件

> 需要先在「設定」中填入對應的追蹤 ID 和 Token 才會啟用。

4. LINE 取件完成通知

根據您的模板設定發送取件完成通知（除非勾選了「不通知」）。

---

常見問題

Q：取件金額一定要填嗎？

金額為**選填**，但建議填寫。填寫金額的好處：

- 業績報表可以準確計算

- 紅利點數會依金額自動計算並發給顧客

- 顧客收到的取件通知會顯示應付餘額，方便帶錢

Q：「通知可取件」和「只標記可取件」有什麼差別？

- 通知可取件：發送 LINE 訊息告知顧客可以來取件，狀態改為「可取件」

- 只標記可取件（勾選 skip 選項）：狀態改為「可取件」但**不發送 LINE 通知**，適用於已透過其他方式聯繫顧客的情境

Q：「確認取件」和「取件（不通知）」有什麼差別？

兩者都會將狀態改為「已取件」，主要差別在於是否發送 LINE 通知：

Q：為什麼「已取件」的項目不在列表中？

為了保持頁面簡潔，預設不顯示已完成的取件。如果需要查看：

- 透過 顧客 360 面板查看該顧客的取件歷史

- 透過業績報表查看取件紀錄

- 透過原預約在「預約管理」頁面中查看

Q：如果顧客沒有綁定 LINE 怎麼辦？

- 如果是**既有預約**的取件通知，系統會發出警告「此會員未綁定本店 LINE」，但項目仍會標記為可取件

- 如果是**直接發取件通知**，請勾選「不通知」模式，改為透過電話或簡訊聯繫顧客

Q：取件通知可以不顯示金額嗎？

可以。在「通知可取件」對話框中勾選 「通知顧客但不顯示金額」，LINE 通知中就不會出現總金額、訂金、應付餘額等資訊。適用於：

- 金額已當面告知顧客

- 內部帳務保密考量

- 促銷活動的特殊定價

Q：取件完成後發送的訊息可以自訂嗎？

可以。在「設定」→「取件訊息設定」中，您可以：

- 使用系統預設的眼鏡保養提醒卡片

- 改為自訂純文字訊息（支援 {name} 變數）

- 上傳自訂圖片作為取件完成通知

Q：紅利點數是怎麼計算的？

點數的計算規則在「點數設定」中設定，通常是依照總金額的某個比例（例如每 100 元 1 點）。計算公式由您的點數規則決定，系統會在取件完成時自動執行。

Q：CRM 關懷任務在哪裡處理？

自動排程的 CRM 任務會出現在**今日工作台**的 CRM 區塊中，您可以逐筆處理：

- 已聯繫 — 完成該筆關懷任務

- 跳過 — 此次不執行

詳細說明請參考 [今日工作台教學]。

Q：可以一次處理多筆取件嗎？

目前系統**不支援批次操作**。每筆取件需要個別處理。建議：

- 使用篩選標籤（製作中 / 可取件）集中處理同類型的項目

- 預先設定好常用訊息模板，加速單筆處理速度

Q：「直接發取件通知」和一般「通知可取件」有什麼差別？

- 通知可取件：必須要有**已預約並到店完成**的記錄，才能進入取件流程

- 直接發取件通知：適用於**沒有預約**的情境，系統會自動建立一筆虛擬預約記錄再進入取件流程

簡單判斷：顧客有走過預約 → 到達 → 取件的流程用「通知可取件」；沒有預約直接到店或維修件用「直接發取件通知」。